در حال حاضر کسب و کارهای بزرگ و شرکت‌های دارای زیر شاخه و گسترده از پرتال برای مدیریت کار استفاده می‌کنند. استفاده از پرتال باعث می‌شود سازمان‌ها دسترسی یکپارچه و هماهنگ به چندین سیستم مجزا سازمانی داشته باشند و از آن برای ارتباط سازمانی استفاده کنند. در ادامه اطلاعات جامعی را در خصوص چیستی پرتال سازمانی و تفاوت آن با طراحی سایت می‌خوانید:
طراحی پرتال سازمانی
پرتال اطلاعات سازمانی یا Enterprise Information Portal) EIP) نوعی ابزار است که سازمان‌های بزرگ برای مدیریت فرآیندها، اطلاعات سازمانی و همچنین ارائه خدمات به صورت آنلاین از آن استفاده می‌کنند. در واقع طراحی پورتال سازمانی مدیران را در ادغام اطلاعات ذخیره شده داخلی و خارجی سازمان در قالب یک نرم افزار کاربردی یاری می‌کند. این نرم افزار به مانند یک دریچه اطلاعاتی عمل می‌کند تا مدیران بتوانند تصمیم‌گیری‌های آگانه ای برای کسب و کار خود داشته باشند.
به بیان ساده‌تر پرتال سازمانی نرم‌افزاری برای برقراری ارتباط آسان بین مدیران، کارکنان و مشتریان است.
کاربرد پورتال سازمانی
برای پرتال سازمان می‌توان دو رسالت را در نظر گرفت؛ در واقع این سیستم مدیریتی دارای دو هدف اساسی است:
-
- تسهیل در ارائه خدمات و اطلاعات: همانطور که در ابتدا اشاره شد اولین و مهمترین کارکرد طراحی پورتال سازمانی آسان کردن ارائه خدمات و اطلاعات سازمان است. با استفاده از پرتال سازمان‌ها می‌توانند با همکاران خود و زیر مجموعه‌ها و همچنین دیگر افراد به صورت مجازی ارتباط داشته باشند. با این کار افراد می‌توانند بدون صرف وقت برای رفت و آمد و صحبت با همکاران و مدیران به راحتی از طریق پرتال سازمانی روند کاری آسان و سریعی داشته باشند.
-
- یکپارچه‌سازی اطلاعات و خدمات سازمانی: با استفاده از طراحی پرتال سازمانی می‌توان دسترسی یکپارچه به چندین سیستم مجزا را داشت. در واقع پرتال سازمانی یک دریچه واحد برای ارائه اطلاعات، خدمات و همکاری با دیگر شرکت‌ها است. به وسیله پرتال سازمانی می‌توان اطلاعات را چندین منبع استخراج کرد و آنها را در یک سیستم مدیریتی ادغام کرد.
انواع پرتال سازمانی
پرتال سازمانی دارای دو تعریف مفهومی و عملی است که در تعریف مفهومی آن می‌توان آن را به دو دسته پورتال سازمانی مشارکتی و پرتال سازمانی تصمیم‌گیری تقسیم کرد.
در پرتال سازمانی مشارکتی کارکنان یک سازمان می‌توانند اطلاعاتی مانند ایمیل‌ها، گزارشها، یادداشت و صورت جلسه‌ها را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
اما طراحی پرتال سازمانی تصمیم‌گیری به مدیران کمک می‌کند تا با استفاده از داده‌‌های موجود به تحلیل و تصمیم‌گیری درباره روند سامان بپردازند. این نوع پرتال می‌تواند مدیران را در رسیدن به منافع تجاری خود یاری کند. انواع مختلفی از پرتال‌های سازمانی وجود دارد که هرکدام برای هدف خاصی طراحی شده‌اند. در ادامه به برخی از انواع پرتال‌های سازمانی اشاره می‌کنیم:
پرتال‌های اطلاعاتی
این پرتال‌ها برای دسترسی به اطلاعات سازمانی طراحی شده‌اند و به کاربران اجازه می‌دهند به اخبار، اسناد، گزارشات و منابع دیگر دسترسی پیدا کنند.
پرتال‌های کاربردی
این نوع پرتال‌ها به کاربران امکان دسترسی به نرم‌افزارها و ابزارهای کاربردی مختلفی را می‌دهند که برای انجام کارهای روزانه خود به آنها نیاز دارند.
پرتال‌های همکاری
این پرتال‌ها برای تسهیل همکاری میان اعضای سازمان طراحی شده‌اند و امکاناتی مانند مدیریت پروژه، اتاق‌های گفتگو، اشتراک‌گذاری اسناد و ابزارهای همکاری گروهی را ارائه می‌دهند.
پرتال‌های خدماتی
این پرتال‌ها برای ارائه خدمات داخلی یا خارجی به کاربران استفاده می‌شوند، مانند پشتیبانی مشتریان، مدیریت درخواست‌ها و خدمات فناوری اطلاعات.
پرتال‌های منابع انسانی
این نوع پرتال‌ها برای مدیریت فرآیندهای منابع انسانی مانند حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، آموزش و توسعه و ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده می‌شوند.
پرتال‌های مدیریت محتوا
این پرتال‌ها به سازمان‌ها امکان مدیریت و انتشار محتواهای دیجیتال را می‌دهند و معمولاً برای مدیریت وب‌سایت‌ها و انتشار محتواهای متنی، تصویری و ویدیویی استفاده می‌شوند.
پرتال‌های مدیریت زنجیره تامین
این پرتال‌ها برای مدیریت و نظارت بر زنجیره تامین، از تولید تا تحویل به مشتری، طراحی شده‌اند و به یکپارچگی داده‌ها و فرآیندها در این حوزه کمک می‌کنند.
پرتال‌های مدیریت دانش
این پرتال ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا دانش سازمانی را ذخیره، مدیریت و به اشتراک بگذارند و دسترسی به اطلاعات مهم و تجربیات گذشته را برای اعضای سازمان فراهم می‌کنند.
هر کدام از این پرتال‌ها بسته به نیازها و اهداف سازمان می‌توانند سفارشی‌سازی شوند و به یک ابزار کارآمد برای مدیریت فرآیندهای مختلف سازمان تبدیل شوند.
ویژگی‌های پرتال سازمانی
برای طراحی پرتال سازمانی می‌توان سه ویژگی مهم را در نظر گرفت:
باید بستری امن باشد
برای هر سازمان و شرکتی امنیت داده می‌تواند مهمترین بخش کسب و کار باشد. در حال حاضر راه‌های بسیاری وجود دارد که اطلاعات یک شرکت و سازمان در معرض ربایش قرار گیرد؛ باید توجه داشت که در سازمان‌های بزرگ و مهم احتمال نفوذ نیز به مراتب بیشتر است. OWASP یکی از ابزارها برای ایجاد امنیت در پرتال سازمانی است . OWASP می‌تواند به جلوگیری از بروز سرقت داده‌ها کمک کند.
کنترل در دسترسی داشته باشد
ایجاد پرتال سازمانی می‌تواند محدودیت‌هایی را نیز برای دسترسی کارمندان به اطلاعات ایجاد کند. در واقع ساخت پورتال سازمانی می‌تواند دسترسی محدود به هر کارمند را مشخص کرده و از دسترسی به منابعی که مورد نیاز و مربوط به کارمند نیز جلوگیری کرد.
قابل اطمینان باشد
یک طراحی پرتال باید بدون ایراد باشد تا کارکنان بتوانند بدون مشکل به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
تفاوت پرتال و سایت
بعد از آشنایی با مفهوم پرتال سازمانی ممکن است این سوال برای شما مطرح شود که پرتال سازمانی چه تفاوتی با سایت دارد؟ در پاسخ باید بیان کنیم گرچه مفهوم پرتال با سایت با یکدیگر متفاوت است اما این دو اشتراکاتی نیز با یکدیگر دارند. در واقع یک وب سایت سازمانی دارای چندین صفحه است که اطلاعاتی از سازمان روی آن قرار دارد. اما پورتال دریچه‌ای به سوی اینترنت است. در ادامه تفاوت پرتال سازمانی و وب سایت را از جوانب مختلف بررسی می‌کنیم:
اهداف
در یک تعریف ساده یک وبسایت مجموعه از صفحات مرتبط است که معمولاً اطلاعاتی در مورد یک فرد، کسب‌وکار، سازمان یا موضوع خاص ارائه می‌دهد و هدف اصلی آن، اطلاع‌رسانی و معرفی است.
اما یک پرتال دروازه‌ای به یک شبکه از اطلاعات و خدمات است. این دروازه به کاربران اجازه می‌دهد تا به منابع مختلفی از جمله ایمیل، تقویم، اخبار، برنامه‌های کاربردی و سایر خدمات دسترسی داشته باشند. هدف اصلی یک پرتال، ارائه یک نقطه دسترسی واحد به مجموعه متنوعی از منابع است.
نحوه دسترسی ها
تفاوت دیگر وبسایت و پرتال در خصوص دسترسی‌ها است، به طوری که محتوا در یک سایت معمولاً برای همه کاربران یکسان است و شخصی‌سازی چندانی در آن صورت نمی‌گیرد. این در حالی است که در پرتال‌ها اغلب امکان شخصی‌سازی محتوا را برای هر کاربر فراهم است. به این معنی که هر کاربر می‌تواند داشبورد و دسترسی‌های خود را بر اساس نیازها و نقش خود تنظیم کند.
میزان پیچیدگی و کاربرد
سایت‌ها معمولاً ساختار ساده‌تری دارند و برای ارائه اطلاعات استاتیک یا دینامیک طراحی شده‌اند. اما در پرتال ها به دلیل ارائه خدمات متنوع و امکان شخصی‌سازی، معمولا پیچیده‌تر هستند و از فناوری‌های پیشرفته‌تری استفاده می‌کنند.
یادداشت پایانی
در این نوشتار تلاش کردیم به تمامی سوالات پیرامون طراحی پرتال سازمانی پاسخ دهیم و تفاوت آن با سایت را شرح دهیم. سازمان‌های بزرگ که دارای شبکه‌های متعدد و کارکنان زیاد هستند تنها از طریق پرتال سازمانی می‌تواند به اهداف خود دست یابند، چرا که تنها در بستر این قابلیت است که می توانند رفتار کارکنان را رصد کرده و ارتباط عمیق‌تری بین مدیران و کارکنان ایجاد کنند.
