حتما برای شما نیز پیش آمده است که در ذهن خود برای کارهایی که در پیش دارید برنامه‌ریزی کرده‌اید و در روز بعدی فراموش کرده‌اید که آن‌ها را انجام دهید. یا حتی ممکن است شما دارای یک تیم یا کسب‌وکار شخصی باشید و در مدیریت فعالیت‌های تیم دچار مشکل شوید. در اینجا است که ابزارهایی مانند ترلو به کمک شما می‌آیند.
به طور کلی، اگر شما نیز در طول روز یا در طول هفته فعالیت‌های زیادی دارید، ابزارهایی مانند ترلو به شما کمک می‌کنند تا بتوانید آن‌ها را بهتر مدیریت کنید. در این مقاله از شرکت نرم افزاری وب نگاه، به بررسی ابزار ترلو، مزایای آن و نحوه استفاده بهینه از آن می‌پردازیم. در ادامه با ما همراه باشید.
ترلو چیست؟
اگر بخواهیم به زبان ساده، ابزار ترلو را به شما معرفی کنیم و بگوییم ترلو چیست، می‌توانیم بگوییم ترلو شامل یک ابزار برای مدیریت پروژه و فعالیت‌های شخصی و عمومی به صورت هماهنگ شده است. نحوه کار با ترلو به این صورت است که ابتدا شما یک board درست می‌کنید و سپس فعالیت‌هایی که باید انجام شوند را به‌صورت card به ترلو اضافه می‌کنید. همچنین شما می‌توانید این board را با هر کسی که می‌خواهید از طریق ایمیل به اشتراک بگذارید تا بتوانند به صورت هماهنگ فعالیت‌ها را مشاهده کرده و پیش ببرند.
به عنوان مثال فرض کنید که شما یک شرکت برنامه نویسی دارید که در آن خدمات طراحی اپلیکیشن موبایل را ارائه می‌دهید. اگر شما به صورت شفاهی وظایف تیم را به آن‌ها بیان کنید؛ ممکن است برخی از کارها پیش نروند و در عوض شما می‌توانید از ابزارهای مدیریت پروژه‌ای مانند ترلو استفاده کنید.
در اینجا با استفاده از ترلو می‌توانید برای هر وظیفه‌ای مانند طراحی اپلیکیشن پزشکی یک card در ترلو درست کنید و آن را مدیریت کنید. همچنین شما می‌توانید در ترلو هر card یا فعالیت را به یک شخص اختصاص دهید و برای آن زمان تعیین کنید.
همچنین شما می‌توانید در ترلو روی کارت‌ها برچسب بگذارید، توضیحاتی برای آن‌ها بنوسید یا فایلی را به آن‌ها وصل کنید. لازم به ذکر است که ترلو دارای نسخه وب و اپلیکیشن موبایل نیز هست و شما می‌توانید در تمامی دستگاه‌ها از آن استفاده کنید.
کاربردهای ترلو
همانطور که گفته شد، ترلو کاربردهای فراوانی دارد و شما می‌توانید در بسیاری از حوزه‌ها از این ابزار کمک بگیرید. در این بخش به بررسی برخی از اصلی‌ترین کاربردهای ترلو می‌پردازیم.
برنامه‌ریزی روزانه
شما می‌توانید با استفاده از ترلو، فعالیت‌های روزانه خود را به صورت منظم دسته‌بندی کرده و آن‌ها را انجام دهید. همچنین همانطور که گفته شد، شما می‌توانید برای فعالیت‌هایی که در ترلو ثبت می‌کنید، زمان تعیین کنید و وقتی به آن زمان نزدیک شوید، ترلو این موضوع را به صورت خودکار و از طریق ایمیل به شما اطلاع‌رسانی خواهد کرد.
مدیریت بودجه
شاید در ابتدا ترلو تنها ابزاری برای برنامه‌ریزی فعالیت‌ها به نظر برسد؛ اما کاربردهای دیگری را نیز مانند بودجه‌بندی دارد. شما می‌توانید با استفاده از ترلو برای هر هزینه و درآمدی که برای شما ایجاد می‌شود یک card تعریف کنید و آن‌ها را با توجه به نیازها و استراتژی‌های خودتان مدیریت کنید.
مدیریت پروژه
شاید بتوان یکی از اصلی‌ترین کاربردهای ترلو را مدیریت پروژه دانست. شما می‌توانید با استفاده از ترلو، پروژه‌های بزرگ و کوچک را مدیریت کنید و نگرانی کمتری از بابت به اتمام رسیدن پروژه در زمان مشخص داشته باشید.
یکی از بهترین فعالیت‌هایی که می‌توانید در مدیریت پروژه به‌وسیله ترلو انجام دهید این است پروژه را به بخش‌های کوچکی تقسیم کنید و برای هر کدام یک card تعریف کنید. با استفاده از این کار، شما می‌توانید تمامی جزئیات پروژه را مشاهده کنید و انجام هر بخش از پروژه را به شخصی بسپارید که در این زمینه تخصص دارد.
برنامه‌ریزی تعطیلات و سفر
اگر تجربه هماهنگی یک سفر گروهی را داشته باشید، می‌دانید که هماهنگی این نوع سفرها کار بسیار سختی است و شما باید مدت زیادی را صرف کارهایی مانند فراهم کردن وسایل مورد نیاز سفر و زمان‌بندی مکان‌های مورد نظر کنید.
باید گفت که شما می‌توانید با استفاده از ترلو این کار را به‌طور عالی انجام دهید و هر یک از کارهایی را که باید برای سفر انجام دهید را به صورت یک card در ترلو اضافه کنید.
برنامه‌ریزی لیست مطالعه و آموزش
اگر شما از آن دسته افرادی هستید که دوره‌ها و کتاب‌های زیادی برای گذراندن و مطالعه دارید، ترلو می‌تواند یکی از بهترین ابزارها برای شما باشد. شما می‌توانید با استفاده از ترلو یک لیست از کتاب‌ها و دوره‌های آموزشی که در صف مطالعه دارید تهیه کرده و آن‌ها را بر طبق زمان‌بندی مدیریت کنید.
معایب ترلو
با اینکه ترلو یکی از بهترین ابزارها برای مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی و مدیریت بودجه است؛ اما معایبی نیز دارد که در این بخش به آن‌ها اشاره خواهیم کرد. البته باید گفت که این موارد ممکن است برای شما جزء معایب محسوب نشوند و تنها با نیاز و شرایط برخی از افراد سازگار نباشند.
نیاز به اینترنت دارد
باید گفت که ترلو یک ابزار مدیریت پروژه آنلاین است و بدون استفاده از اینترنت نمی‌توانید از آن استفاده کنید. این موضوع می‌تواند برای افرادی که همیشه به اینترنت متصل نیستند یا نمی‌خواند این کار را انجام دهند، کمی سخت باشد.
عدم امکان ویرایش نظر
باید گفت شما می‌توانید روی هر card در ترلوریال نظر خود را ثبت کنید؛ اما به طور کلی، شما نمی‌توانید نظراتی که ثبت کرده‌اید را حذف یا ویرایش کنید و تنها راهی که می‌توانید این کار را انجام دهید این است که آن card را حذف کنید.
نحوه استفاده بهینه از ترلو
یک روش وجود دارد که می‌توانید با استفاده از آن به صورت بهینه، پروژه‌های خود را در آن مدیریت کنید. در این روش، شما نیاز دارید تا در board ترلو، سه ستون ایجاد کنید. سپس به ترتیب اسم ستون‌ها را لیست کارها، درحالِ انجام و انجام‌شده بگذارید.
در این حالت می‌توانید کارهایی که باید انجام شوند را در ستون لیست کارها بگذارید و وقتی در حال انجام آن‌خها هستید، آن‌ها را به ستونِ «درحالِ انجام» انتقال دهید. در آخر هنگامی که انجام آن کارها را به اتمام رساندید، آن‌ها را به ستون «انجام‌شده» انتقال دهید.
سخن آخر
ما سعی کردیم با بررسی ابزار ترلو، کاربردها و مزایا و معایب آن همراه شما بودیم. در زمان‌های گذشته افراد برای برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی‌های خود از ابزارهای کاغذی استفاده می‌کردند؛ اما امروزه این ابزارها جای خود را به ابزارهای آنلاین و مدرن مدیریت پروژه دادند و افراد زیادی با استفاده از این ابزارها بهره‌وری خود را افزایش داده‌اند.
بنابراین، اگر شما تا به حال از ابزارهای مدیریت پروژه مانند ترلو استفاده نکرده‌اید، پیشنهاد می‌شود تا برای یک بار هم که شده، آن‌ها را امتحان کنید.
