سیاست حفظ حریم خصوصی و حفاظت از داده‌های شخصی

۱ ـ دامنه شمول و هویت مسئول پردازش

این سیاست بر اطلاعاتی اعمال می‌شود که در ارتباط با وب‌سایت webnegah.com، سامانه پشتیبانی my.webnegah.com، فرم‌های تماس و درخواست خدمات، مذاکرات و قراردادها، ارائه خدمات تولید و توسعه نرم‌افزار، نگهداری و پشتیبانی، و ارتباطات مرتبط با فعالیت شرکت وب نگاه ایرانیان جمع‌آوری یا پردازش می‌شود؛ مگر آنکه برای خدمت مشخص، سیاست جداگانه و معتبر اعلام شده باشد.

مسئول ارائه این سیاست: شرکت وب نگاه ایرانیان، شماره ثبت ۳۷۲۷۸۵، شناسه ملی ۱۰۳۲۰۲۳۲۷۶۹، به نشانی تهران، خیابان ولی‌عصر، نرسیده به چهارراه پارک‌وی، کوچه ترکش‌دوز، پلاک ۶، واحد ۷، که در این سند «وب نگاه» نامیده می‌شود.

این سیاست به بازدیدکنندگان، متقاضیان همکاری، مشتریان، نمایندگان و کارکنان مشتریان، کاربران سامانه پشتیبانی و سایر اشخاصی که اطلاعاتشان در ارتباط با خدمات وب نگاه پردازش می‌شود مربوط است. اطلاعاتی که کارفرمایان یا مشتریان از کاربران نهایی نرم‌افزارها و سامانه‌های خود جمع‌آوری می‌کنند، حسب نقش و کنترل واقعی هر طرف، تابع مقررات بخش «داده‌های سامانه‌های مشتریان» نیز خواهد بود.

۲ ـ تعاریف

• اطلاعات شخصی یا داده شخصی: هر داده یا مجموعه داده‌ای که به‌تنهایی یا همراه با اطلاعات دیگر، مستقیم یا غیرمستقیم به شخص حقیقی مشخص یا قابل شناسایی مربوط باشد.
• پردازش: هر عمل مرتبط با داده، از جمله جمع‌آوری، ثبت، سازمان‌دهی، ذخیره، بازیابی، مشاهده، استفاده، انتقال، افشا، محدودسازی، اصلاح یا حذف.
• شخص موضوع داده: شخص حقیقی‌ای که اطلاعات شخصی به او مربوط است.
• مشتری یا کارفرما: شخص حقیقی یا حقوقی که سفارش‌دهنده خدمات وب نگاه است یا با این شرکت قرارداد دارد.
• داده‌های مشتری: داده‌هایی که مشتری یا کاربران سامانه متعلق به مشتری در آن سامانه ثبت می‌کنند و وب نگاه در حدود ارائه خدمات به آن‌ها دسترسی پیدا می‌کند.
• ارائه‌دهنده خدمات پردازشی: شخص ثالثی که برای میزبانی، ارسال پیام، پشتیبانی فنی، پرداخت یا سایر نیازهای عملیاتی، داده را در حدود خدمت مورد توافق و تحت تعهدات مربوط پردازش می‌کند.
• رضایت: اعلام اراده آگاهانه و قابل اثبات شخص، برای یک یا چند هدف مشخص پردازش؛ در مواردی که قانون رضایت صریح را لازم بداند، رضایت باید صریح و متناسب با آن مورد اخذ شود.

۳ ـ انواع اطلاعات قابل جمع‌آوری

وب نگاه فقط مجاز است اطلاعاتی را که برای هدف مشخص و مشروع پردازش ضرورت دارد، در حدود خدمات یا الزامات قانونی جمع‌آوری کند. نوع داده‌ای که در هر مورد پردازش می‌شود به رابطه شخص با وب نگاه، نوع خدمت و اطلاعاتی که شخص یا مشتری ارائه می‌کند بستگی دارد و ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• اطلاعات هویتی و تماس: نام و نام خانوادگی، عنوان سازمانی، نام شرکت، شماره تماس، نشانی ایمیل، نشانی مکاتبات و اطلاعاتی که برای شناسایی نماینده یا برقراری ارتباط ارائه می‌شود.
• اطلاعات قراردادی و تجاری: درخواست خدمات، شرح نیازمندی‌ها، پیشنهادها، قراردادها و الحاقیه‌ها، سوابق مکاتبات، اطلاعات صورتحساب و پرداخت، سوابق سفارش و مدارک لازم برای اجرای قرارداد یا رسیدگی به اختلاف.
• اطلاعات حساب و پشتیبانی: شناسه کاربری، سوابق ورود و خروج، درخواست‌ها و تیکت‌ها، فایل‌ها و تصاویر ارسالی، گزارش خطا، شرح مشکل، مکاتبات پشتیبانی و سوابق رسیدگی.
• اطلاعات فنی و ارتباطی: نشانی IP، زمان و مدت اتصال، نوع مرورگر و سیستم‌عامل، اطلاعات تقریبی دستگاه، صفحات بازدیدشده، شناسه نشست، رویدادهای امنیتی، گزارش خطا و داده‌های فنی موردنیاز برای عیب‌یابی و حفاظت از سامانه.
• اطلاعات پرداخت: وضعیت پرداخت، مبلغ، زمان تراکنش، شماره پیگیری، شناسه مرجع درگاه و اطلاعات لازم برای تطبیق پرداخت. در صورت استفاده از درگاه پرداخت بیرونی، اطلاعات کارت و رمزهای پرداخت از طریق زیرساخت ارائه‌دهنده درگاه پردازش می‌شود؛ وب نگاه نباید رمز پویا، رمز دوم یا اطلاعات محرمانه بانکی را از طریق فرم یا تیکت مطالبه کند.
• اطلاعات اختیاری: اطلاعاتی که شخص با اراده خود برای دریافت مشاوره، شخصی‌سازی ارتباط، شرکت در رویداد یا هدف مشخص دیگری ارائه می‌کند؛ ارائه این اطلاعات نباید شرط دریافت خدمتی باشد که به آن داده نیاز ندارد.

وب نگاه اصولاً برای فعالیت‌های عمومی خود نیازمند جمع‌آوری داده‌های حساس نظیر اطلاعات سلامت، وضعیت روانی یا جنسی، عقاید مذهبی یا سیاسی، منشأ قومی یا نژادی، اطلاعات زیست‌سنجی یا سایر داده‌های مشابه نیست. چنانچه پردازش چنین داده‌ای در خدمت مشخصی ضرورت پیدا کند، انجام آن منوط به مبنای قانونی معتبر، اخذ رضایت صریح در موارد الزامی و اعمال تدابیر حفاظتی متناسب خواهد بود.

۴ ـ منابع و روش‌های جمع‌آوری

اطلاعات ممکن است به یکی یا چند روش زیر دریافت شود:

• به‌صورت مستقیم از طریق فرم‌های وب‌سایت، درخواست مشاوره، تیکت پشتیبانی، ایمیل، تماس تلفنی، جلسه، قرارداد، صورت‌جلسه یا سایر مکاتبات.
• در جریان استفاده از وب‌سایت یا سامانه‌های وب نگاه، از طریق ثبت خودکار برخی داده‌های فنی، امنیتی و عملیاتی مانند IP، زمان درخواست، اطلاعات مرورگر، شناسه نشست و گزارش خطا.
• از مشتری یا نماینده مجاز او در چارچوب قرارداد، از جمله اطلاعات تماس کارکنان مشتری، کاربران مجاز و اطلاعات فنی لازم برای ارائه خدمات.
• از ارائه‌دهندگان خدمات مرتبط با پرداخت، ارسال پیام، میزبانی، امنیت یا سایر خدمات فنی، فقط در محدوده داده‌هایی که برای انجام خدمت، تأیید رویداد یا رعایت قانون ضرورت دارد.
• از منابع عمومی یا اشخاص ثالث، هنگامی که دریافت داده از آن منبع برای هدف مشروع و مجاز لازم باشد و جمع‌آوری و استفاده از آن منع قانونی نداشته باشد.

در زمان دریافت مستقیم داده، وب نگاه باید در حد متناسب با خدمت، نوع اطلاعات موردنیاز و هدف جمع‌آوری را روشن کند. هرگاه داده از تجهیز، مرورگر یا سامانه شخص به‌صورت خودکار دریافت شود، نوع کلی داده و کارکرد آن در این سیاست توضیح داده می‌شود؛ ابزارها و داده‌های واقعاً فعال نیز باید با پیکربندی عملی وب‌سایت و سامانه‌ها منطبق باشند.

۵ ـ اهداف و مبانی پردازش

وب نگاه داده‌های شخصی را برای اهداف مشخص، مشروع و مرتبط با رابطه شخص با شرکت پردازش می‌کند؛ از جمله:

• پاسخ به درخواست اطلاعات، مشاوره، برآورد هزینه، تماس یا ارسال پیشنهاد خدمات.
• مذاکره، انعقاد، اجرا و مدیریت قرارداد، احراز اختیار نمایندگان، تحویل نرم‌افزار و ارائه خدمات توسعه، نگهداری و پشتیبانی.
• ایجاد و مدیریت حساب کاربری در سامانه‌های وب نگاه، ثبت و پیگیری تیکت‌ها و ارتباطات مرتبط با پشتیبانی.
• تأیید پرداخت، صدور صورتحساب، ثبت سوابق مالی و قراردادی و انجام تعهدات حسابداری یا قانونی.
• حفظ امنیت، پیشگیری از تقلب و سوءاستفاده، تشخیص دسترسی غیرمجاز، رفع خطا، بررسی رخداد و حفظ تمامیت سامانه‌ها.
• بهبود کیفیت خدمات، ارزیابی عملکرد فنی، رفع اشکالات و تهیه آمارهای تجمیعی یا ناشناس‌شده، به‌نحوی که در صورت امکان، شناسایی اشخاص از نتایج حذف شود.
• رسیدگی به شکایت‌ها، اختلاف‌ها، مطالبه‌ها و دفاع یا پیگیری حقوق قراردادی و قانونی.
• ارسال پیام‌های عملیاتی، اخطارهای امنیتی، اطلاعات قرارداد یا تمدید و، در صورت انتخاب یا رضایت مقتضی شخص، اطلاع‌رسانی تجاری و تبلیغاتی.
• اجرای الزامات قانونی، پاسخ به دستورهای معتبر مراجع صالح و انجام تکالیف قانونی مربوط به نگهداری یا ارائه سوابق.

مبنای پردازش، حسب مورد، رضایت شخص، ضرورت انجام اقدامات پیش از قرارداد یا اجرای قرارداد، انجام تکلیف قانونی، یا ضرورت حفاظت از سامانه‌ها و پیگیری حقوق مشروع وب نگاه در چارچوب قوانین است. هرگاه قانون برای نوع مشخصی از داده یا هدفی خاص، رضایت صریح یا مجوز دیگری را لازم بداند، پردازش صرفاً با رعایت همان شرط مجاز خواهد بود. داده‌ها نباید برخلاف هدفی که هنگام جمع‌آوری به شخص اعلام شده است، مورد استفاده قرار گیرند؛ مگر آنکه مبنای قانونی معتبر و اطلاع‌رسانی لازم فراهم باشد.

۶ ـ اطلاعات ضروری، اختیاری و رضایت

در فرم‌ها یا فرایندهای دریافت اطلاعات، داده‌های ضروری برای انجام درخواست یا اجرای قرارداد باید از داده‌های اختیاری تفکیک شوند. در صورت امکان فنی و عملی، ضروری‌بودن هر فیلد از طریق علامت‌گذاری یا توضیح روشن مشخص می‌شود. عدم ارائه اطلاعات ضروری ممکن است باعث شود وب نگاه نتواند درخواست را رسیدگی یا خدمت موردنظر را ارائه کند؛ عدم ارائه اطلاعات اختیاری نباید موجب محرومیت شخص از خدماتی شود که بدون آن اطلاعات قابل ارائه‌اند.

در مواردی که رضایت مبنای پردازش است، رضایت باید آزادانه، آگاهانه، مشخص و قابل اثبات اخذ شود. برای اطلاعاتی که طبق قانون نیازمند رضایت صریح هستند، سکوت، عدم اقدام یا پذیرش کلی شرایط به‌تنهایی جایگزین رضایت صریح نخواهد بود. شخص می‌تواند رضایت مبتنی بر اختیار را برای آینده پس بگیرد؛ این امر بر مشروعیت پردازشی که پیش از پس‌گرفتن رضایت انجام شده یا نگهداری‌ای که مبنای قانونی مستقل دارد، اثر قهقرایی ندارد.

وب نگاه نباید ارائه رضایت برای دریافت پیام‌های تبلیغاتی یا پردازش اطلاعات غیرضروری را شرط ارائه خدمت اصلی قرار دهد، مگر آنکه آن پردازش برای ماهیت همان خدمت ضرورت واقعی داشته باشد و این ضرورت پیشاپیش روشن شده باشد.

۷ ـ کوکی‌ها و ابزارهای فنی

وب‌سایت و سامانه‌های وب نگاه ممکن است برای عملکرد صحیح، حفظ نشست کاربری، امنیت، جلوگیری از درخواست‌های مخرب، به‌خاطر سپردن ترجیحات، سنجش کارکرد یا تحلیل بازدید از کوکی‌ها، ذخیره‌سازی محلی مرورگر، پیکسل‌ها یا ابزارهای فنی مشابه استفاده کنند. استفاده واقعی از هر ابزار تابع پیکربندی وب‌سایت و امکانات فعال آن است.

کوکی‌ها و ابزارهای ضروری می‌توانند برای ارائه قابلیتی که شخص درخواست کرده یا حفظ امنیت سامانه مورد استفاده قرار گیرند. ابزارهای تحلیلی، شخصی‌سازی یا تبلیغاتی، در صورتی که فعال باشند و مستلزم انتخاب یا رضایت شخص باشند، باید با اطلاع‌رسانی مناسب و امکان اعمال انتخاب کاربر به‌کار گرفته شوند. شخص می‌تواند از تنظیمات مرورگر برای مسدودکردن یا حذف کوکی‌ها استفاده کند؛ با این حال، غیرفعال‌کردن کوکی‌های ضروری ممکن است برخی قابلیت‌ها، ورود به حساب یا ثبت تیکت را مختل کند.

گزارش‌های فنی و آماری تا حد امکان برای عیب‌یابی، امنیت و تحلیل عملکرد استفاده می‌شوند. چنانچه سرویس آماری ثالث فعال باشد، پردازش داده توسط آن سرویس تابع شرایط آن ارائه‌دهنده نیز خواهد بود و وب نگاه باید در حد متناسب، ابزارهای فعال و دسته داده‌های مربوط را افشا کند.

۸ ـ داده‌های سامانه‌ها و نرم‌افزارهای مشتریان

در پروژه‌های تولید، توسعه، میزبانی یا پشتیبانی نرم‌افزار مشتری، ممکن است وب نگاه در حد لازم برای اجرای قرارداد به داده‌های موجود در سامانه مشتری دسترسی پیدا کند. نقش حقوقی هر طرف بر اساس قرارداد، هدف و میزان اختیار واقعی او نسبت به داده تعیین می‌شود؛ صرف دسترسی فنی به یک سامانه به‌تنهایی به معنای مالکیت داده یا اختیار مستقل برای استفاده از آن نیست.

در مواردی که مشتری تعیین‌کننده اهداف و روش‌های استفاده از داده‌های کاربران نهایی است و وب نگاه صرفاً مطابق دستورهای مستند مشتری خدمات فنی ارائه می‌کند، مشتری مسئول اطلاع‌رسانی حریم خصوصی به کاربران خود، داشتن مجوزهای لازم برای جمع‌آوری و ارائه داده به وب نگاه، تعیین اهداف و مدت نگهداری، پاسخ به درخواست‌های کاربران و قانونی‌بودن محتوای داده‌ها خواهد بود. وب نگاه داده‌ها را فقط در محدوده قرارداد، دستورهای مجاز مشتری و الزامات قانونی پردازش می‌کند و از آن‌ها برای اهداف مستقل و نامرتبط استفاده نمی‌کند؛ مگر با مبنای قانونی معتبر یا توافق روشن طرفین.

مشتری باید از ارسال داده‌های حساس، اطلاعات بانکی محرمانه، گذرواژه‌ها یا داده‌های بیش از حد لازم برای پشتیبانی خودداری کند و پیش از ارائه دسترسی عملیاتی، مجوز مناسب اشخاص مربوط را فراهم آورد. دسترسی وب نگاه باید در حد ضرورت و با رعایت کنترل‌های قراردادی و امنیتی انجام شود. اگر وب نگاه از پردازش غیرمجاز یا خطر آشکار برای داده‌ها آگاه شود، در حدود امکان و مسئولیت خود موضوع را به مشتری اطلاع می‌دهد.

در پایان قرارداد، داده‌های مشتری بنا بر مفاد قرارداد و دستورهای معتبر او، در حدی که از نظر فنی ممکن و قانونی مجاز است، بازگردانده یا حذف می‌شود؛ اما این امر شامل اجزای عمومی نرم‌افزار و دانش فنی مستقل وب نگاه نمی‌شود و مانع نگهداری سوابقی که قانون الزام کرده یا برای دفاع از حقوق قراردادی ضروری است، نخواهد بود. داده‌های باقی‌مانده همچنان مشمول محرمانگی و محدودیت استفاده‌اند.

۹ ـ دسترسی اشخاص ثالث و افشای اطلاعات

وب نگاه اطلاعات شخصی را نمی‌فروشد و برای منفعت تجاری مستقل در اختیار اشخاص نامرتبط قرار نمی‌دهد. دسترسی یا افشای داده فقط در حدود ضرورت، هدف اعلام‌شده، قرارداد یا مجوز قانونی انجام می‌شود؛ از جمله در موارد زیر:

• کارکنان و همکاران مجاز: اشخاصی که برای فروش، قرارداد، توسعه، امنیت، پشتیبانی، مالی یا مدیریت خدمات به داده نیاز دارند و باید الزامات محرمانگی و دسترسی محدود را رعایت کنند.
• ارائه‌دهندگان خدمات فنی: شرکت‌های میزبانی، زیرساخت، نگهداری، ارسال پیام، امنیت، پشتیبان‌گیری، درگاه پرداخت یا خدمات فنی مشابه، فقط در حدی که برای ارائه خدمت مربوط ضروری است و با رعایت تعهدات مرتبط.
• مشتری یا نماینده مجاز او: در خصوص داده‌ها و سوابق لازم برای قرارداد، تیکت‌ها، کاربران مجاز یا سامانه‌ای که مشتری مسئول آن است.
• مشاوران حرفه‌ای: وکلا، حسابرسان یا مشاوران، در حد نیاز حرفه‌ای و با رعایت تعهدات محرمانگی و قوانین مربوط.
• مراجع صالح: در صورت وجود الزام قانونی، دستور معتبر مرجع دارای صلاحیت یا ضرورت پیگیری حقوق قانونی؛ وب نگاه تا حد مجاز، افشا را به داده‌های لازم محدود می‌کند.
• انتقال کسب‌وکار: در صورت ادغام، انتقال یا بازسازمان‌دهی واقعی کسب‌وکار، اطلاعات مرتبط فقط در حد ضرورت و با استمرار تعهدات متناسب حفاظت از داده منتقل می‌شود؛ مگر آنکه قانون ترتیب دیگری مقرر کند.

وب نگاه در انتخاب ارائه‌دهندگان پردازش، متناسب با نوع خدمت و داده، تدابیر معقولی برای ارزیابی محرمانگی و امنیت به‌کار می‌گیرد و در قراردادهای مربوط، تعهدات پردازشی لازم را پیش‌بینی می‌کند. مسئولیت هر ارائه‌دهنده ثالث نسبت به خدمات و سامانه‌های تحت کنترل مستقل او، تابع قرارداد و قوانین قابل اعمال خواهد بود.

۱۰ ـ داده‌های حساس و اطلاعات اشخاص زیر سن قانونی

وب نگاه برای ارائه خدمات عمومی خود، عمداً داده‌های شخصی حساس را جمع‌آوری نمی‌کند؛ مگر آنکه برای یک خدمت مشخص ضرورت قانونی و عملی داشته باشد. ذخیره، پردازش یا توزیع داده‌های شخصی حساس مشمول ماده ۵۸ قانون تجارت الکترونیکی، بدون رضایت صریح شخص موضوع داده، مجاز نیست. در صورت لزوم پردازش چنین داده‌هایی، هدف، نوع داده، مدت و دسترسی‌های مربوط باید تا حد لازم مشخص و رضایت صریح و سایر مجوزهای قانونی اخذ شود.

اشخاص نباید اطلاعات پزشکی، مالی محرمانه، رمزها، اسناد هویتی یا داده‌های حساس دیگران را بدون مجوز لازم در فرم‌ها، تیکت‌ها یا فایل‌های ارسالی درج کنند. اگر پردازش اطلاعات سلامت یا سایر داده‌های دارای ضوابط خاص لازم شود، رعایت قوانین و مقررات اختصاصی مربوط نیز الزامی است.

خدمات وب نگاه اصولاً برای اشخاصی طراحی نشده است که به‌دلیل سن یا وضعیت حقوقی، اختیار مستقل برای رضایت به پردازش اطلاعات را ندارند. در صورتی که اطلاعات شخص زیر سن قانونی در یک خدمت مشخص ضرورت یابد، پردازش باید مطابق قوانین مربوط و با اخذ رضایت یا مجوز نماینده قانونی، در موارد لازم، انجام شود. وب نگاه در صورت آگاهی از جمع‌آوری غیرمجاز اطلاعات چنین شخصی، برای محدودسازی و حذف داده در حدود قانون و امکان فنی اقدام می‌کند.

۱۱ ـ امنیت و محرمانگی اطلاعات

وب نگاه با توجه به نوع داده، خطرات قابل پیش‌بینی، ماهیت خدمت و محیط تحت کنترل خود، تدابیر فنی و سازمانی متناسبی برای حفاظت از داده‌ها در برابر دسترسی غیرمجاز، افشا، تغییر، ازبین‌رفتن یا استفاده غیرمجاز اتخاذ می‌کند. این تدابیر حسب مورد می‌تواند شامل محدودسازی دسترسی بر مبنای نیاز شغلی، مدیریت حساب‌ها و مجوزها، استفاده از ارتباطات امن، به‌روزرسانی سامانه‌ها، پایش رخدادها، پشتیبان‌گیری متناسب با خدمت و حفاظت از اطلاعات ورود باشد.

اطلاعات هویتی و شخصی‌ای که طبق دستورالعمل اجرایی مربوط به حریم خصوصی کاربران باید رمزنگاری‌شده ذخیره شوند، در سامانه‌های تحت کنترل وب نگاه با رعایت الزامات قانونی و تدابیر فنی قابل اجرا محافظت خواهند شد. گذرواژه‌ها و اسرار دسترسی نباید در متن آشکار، پیام عمومی یا تیکت غیرضروری درج شوند و باید از ابزارهای امن و محدود به افراد مجاز استفاده شود.

امنیت کامل و بدون خطر هیچ سامانه متصل به شبکه قابل تضمین مطلق نیست. بنابراین، وب نگاه تضمین نمی‌کند که هر رخداد امنیتی در همه شرایط قابل پیشگیری باشد؛ با این حال، این محدودیت، تعهد وب نگاه به اجرای تعهدات قراردادی، رعایت قوانین و اتخاذ تدابیر متناسب در محیط تحت کنترل خود را منتفی نمی‌کند. مشتری نیز مسئول امنیت زیرساخت‌ها، حساب‌ها و خدماتی است که طبق قرارداد در کنترل او قرار دارد.

۱۲ ـ مدت نگهداری، آرشیو و حذف اطلاعات

اطلاعات شخصی فقط تا زمانی نگهداری می‌شود که برای هدف اعلام‌شده، اجرای قرارداد، رسیدگی به درخواست، حفظ امنیت، انجام تکلیف قانونی یا اثبات و پیگیری حقوق مشروع ضرورت داشته باشد. مدت نگهداری به نوع داده، نوع خدمت، مدت قرارداد، الزامات مالی و حسابداری، مقررات مربوط به خدمات میزبانی و دستورهای قانونی یا قضایی وابسته است؛ ازاین‌رو برای همه دسته‌های داده یک مدت ثابت در نظر گرفته نمی‌شود.

پس از پایان ضرورت نگهداری، اطلاعات در حدی که از نظر قانونی و فنی ممکن باشد حذف، ناشناس‌سازی یا از دسترس عملیاتی خارج می‌شود. در صورت درخواست معتبر شخص برای حذف حساب یا داده، وب نگاه درخواست را بدون تأخیر غیرموجه بررسی و در صورت نداشتن مانع قانونی یا قراردادی، اقدامات لازم را انجام می‌دهد.

در صورت ثبت درخواست معتبر حذف، داده‌های مرتبط در حدی که مشمول تکلیف قانونی یا دستور معتبر نگهداری نباشند، بدون تأخیر غیرموجه و مطابق دستورالعمل‌های لازم‌الاجرا از سامانه برخط حذف می‌شوند. اگر نگهداری بخشی از داده برای انجام تکالیف قانونی یا قضایی الزامی باشد، داده حذف‌شده از محیط عملیاتی به مخزن پشتیبان غیربرخط و منفصل از شبکه‌های ارتباطی عمومی منتقل و فقط برای همان تکلیف و تا پایان مهلت قانونی نگهداری می‌شود؛ سپس باید طبق ضوابط مربوط امحاء شود. نگهداری نسخه‌های پشتیبان نیز تابع این محدودیت‌ها و چرخه امن امحاء است. در خدماتی که وب نگاه از نظر قانون ارائه‌دهنده میزبانی محسوب می‌شود، مواعد ویژه نگهداری اطلاعات کاربران، محتوای ذخیره‌شده و داده‌های ترافیکی نیز حسب مورد رعایت خواهد شد.

۱۳ ـ حقوق اشخاص موضوع داده

با رعایت قوانین لازم‌الاجرا، قرارداد معتبر و مواردی که نگهداری یا پردازش به موجب قانون الزامی است، شخص می‌تواند درخواست‌های زیر را ثبت کند:

• دریافت توضیح درباره دسته داده‌های شخصی مرتبط با او و هدف کلی پردازش آن‌ها، در حدود مجاز.
• درخواست مشاهده یا دسترسی به داده‌های مربوط به خود، در چارچوب الزامات احراز هویت، محرمانگی اشخاص دیگر و قوانین مربوط.
• درخواست اصلاح یا تکمیل اطلاعات ناقص، نادرست یا روزآمدنشده.
• درخواست حذف تمام یا بخشی از داده‌ها یا حساب کاربری، مشروط به آنکه حذف با تکالیف قانونی، حقوق اشخاص دیگر یا ضرورت معتبر برای نگهداری سوابق تعارض نداشته باشد.
• پس‌گرفتن رضایت برای پردازش‌هایی که مبنای آن‌ها رضایت است؛ این اقدام مانع پردازش‌های مبتنی بر مبنای قانونی مستقل نخواهد بود.
• اعتراض یا درخواست بررسی مجدد درباره استفاده از داده در مواردی که قانون یا قرارداد، چنین حقی را به رسمیت می‌شناسد.
• درخواست توقف پیام‌های تبلیغاتی و لغو انتخاب دریافت آن‌ها، بدون توقف پیام‌های ضروری مربوط به امنیت، قرارداد، پرداخت یا پشتیبانی.

برای جلوگیری از افشای اطلاعات به اشخاص غیرمجاز، وب نگاه می‌تواند پیش از اجرای درخواست، اطلاعات متناسبی برای احراز هویت و اختیار متقاضی مطالبه کند. در صورت ثبت درخواست از سوی نماینده، ارائه مدرک اختیار معتبر لازم است. پاسخ ممکن است به‌صورت کامل یا جزئی ارائه شود؛ در صورت وجود مانع قانونی یا حقوق اشخاص ثالث، محدودیت مربوط تا حد مجاز توضیح داده می‌شود.

اگر داده مورد درخواست در سامانه مشتری نگهداری یا کنترل می‌شود و وب نگاه صرفاً ارائه‌دهنده فنی است، درخواست در وهله نخست باید به مشتری مسئول سامانه ارائه شود. وب نگاه در حدود قرارداد و اختیار قانونی خود برای انتقال یا اجرای درخواست معتبر مشتری همکاری می‌کند.

۱۴ ـ ارتباطات تجاری و تبلیغاتی

وب نگاه می‌تواند برای انجام قرارداد، پاسخ به درخواست، اعلام وضعیت تیکت، اطلاع‌رسانی امنیتی، صدور صورتحساب، سررسید پرداخت یا تمدید و تغییرات مهم خدمت، پیام‌های عملیاتی ارسال کند. این پیام‌ها از پیام‌های تبلیغاتی متمایز هستند و ممکن است برای اجرای قرارداد یا تکلیف قانونی ضرورت داشته باشند.

ارسال تبلیغات یا بازاریابی از طریق ایمیل، پیامک یا نشانی تماس اشخاص باید مطابق قانون و انتخاب یا رضایت لازم انجام شود. شخص می‌تواند در هر زمان درخواست توقف پیام‌های تبلیغاتی را از طریق سازوکار لغو درج‌شده در پیام، سامانه پشتیبانی یا مسیر ارتباطی وب نگاه اعلام کند. توقف پیام تبلیغاتی اثری بر پیام‌هایی که برای امنیت، اجرای قرارداد، پرداخت یا ارائه خدمت ضروری‌اند ندارد.

۱۵ ـ پیوندها و خدمات خارج از کنترل وب نگاه

وب‌سایت یا مکاتبات وب نگاه ممکن است شامل پیوندی به وب‌سایت‌ها، درگاه‌های پرداخت یا خدمات اشخاص ثالث باشد. پس از انتقال شخص به محیط مستقل شخص ثالث، نحوه جمع‌آوری و پردازش داده تابع سیاست‌ها و شرایط همان ارائه‌دهنده است. درج پیوند به‌خودی‌خود به معنای تأیید کامل شیوه‌های حریم خصوصی آن ارائه‌دهنده یا کنترل وب نگاه بر سامانه او نیست.

پیش از ثبت اطلاعات در سرویس بیرونی، شخص باید سیاست حریم خصوصی و شرایط استفاده آن سرویس را مطالعه کند. وب نگاه تنها در محدوده‌ای مسئول است که داده یا پردازش واقعاً تحت کنترل او قرار دارد یا مسئولیتی به‌موجب قانون یا قرارداد بر عهده‌اش گذاشته شده است.

۱۶ ـ محل پردازش و انتقال داده

داده‌ها ممکن است بر روی زیرساخت‌های تحت مدیریت وب نگاه یا زیرساخت ارائه‌دهندگان قراردادی میزبانی، ذخیره یا پردازش شوند. محل استقرار داده برای هر پروژه یا خدمت می‌تواند تابع قرارداد، معماری فنی و ارائه‌دهنده زیرساخت مربوط باشد؛ بنابراین این سیاست به‌خودی‌خود تعهدی مبنی بر میزبانی تمام داده‌ها در یک کشور یا مرکز داده مشخص ایجاد نمی‌کند.

در صورت استفاده از زیرساخت یا ارائه‌دهنده‌ای خارج از ایران، وب نگاه باید انتقال را در حدود ضرورت خدمت، قرارداد و قوانین لازم‌الاجرا مدیریت کند و تا حد لازم از ماهیت انتقال، دسته داده و نقش ارائه‌دهنده مرتبط اطلاع‌رسانی کند. هرگاه برای انتقال یا پردازش برون‌مرزی، رضایت یا مجوز ویژه‌ای لازم باشد، پیش از انجام آن اخذ یا تأمین خواهد شد. انتقال داده نباید مجوز استفاده از آن برای هدفی مستقل و نامرتبط تلقی شود.

۱۷ ـ رخدادهای امنیتی و دسترسی غیرمجاز

در صورت آگاهی وب نگاه از رخداد امنیتی مؤثری که احتمال می‌رود به افشا، فقدان، تغییر یا دسترسی غیرمجاز به داده‌های شخصی تحت کنترل او منجر شده باشد، شرکت متناسب با ماهیت رخداد و الزامات قانونی برای بررسی، مهار، کاهش آثار، حفظ شواهد لازم و اصلاح علت اقدام می‌کند.

در مواردی که اطلاع‌رسانی به شخص موضوع داده، مشتری یا مرجع صالح به موجب قانون لازم باشد، یا اطلاع‌رسانی برای مدیریت خطر ضروری تشخیص داده شود، اطلاع‌رسانی در مهلت و حدود قابل اعمال انجام می‌شود. محتوای اطلاع‌رسانی می‌تواند شامل ماهیت کلی رخداد، دسته داده‌های متأثر، اقدامات انجام‌شده و اقدامات احتیاطی لازم باشد؛ مشروط بر آنکه افشای اطلاعات، امنیت سامانه یا تحقیق قانونی را مختل نکند.

مشتری موظف است هرگونه احتمال افشای گذرواژه، کلید دسترسی، حساب کاربری یا داده‌ای را که در کنترل او قرار دارد، بی‌درنگ از مسیر امن به وب نگاه اعلام کند و اقدامات فوری لازم برای محدودسازی دسترسی را انجام دهد.

۱۸ ـ تصمیم‌گیری خودکار و نمایه‌سازی

وب نگاه در ارتباطات عمومی خود، داده‌های شخصی را برای اتخاذ تصمیم خودکار با اثر حقوقی یا اثر قابل‌توجه مشابه درباره اشخاص به‌کار نمی‌گیرد، مگر آنکه چنین قابلیتی در خدمت مشخصی معرفی شده و مبنای پردازش، هدف، حدود کارکرد و حقوق مرتبط به نحو مقتضی اعلام شده باشد. پردازش‌های معمول فنی برای امنیت، جلوگیری از سوءاستفاده، ثبت گزارش خطا یا توزیع درخواست‌ها، به‌خودی‌خود به معنای تصمیم‌گیری مستقل درباره حقوق شخص نیستند.

ممکن است از داده‌های تجمیعی یا ناشناس‌شده برای آمار و بهبود خدمات استفاده شود؛ مشروط بر اینکه تلاش معقول برای جلوگیری از شناسایی مجدد اشخاص صورت گیرد و استفاده از داده، قوانین و تعهدات محرمانگی را نقض نکند.

۱۹ ـ ثبت درخواست و ارتباط با وب نگاه

درخواست‌های مرتبط با حریم خصوصی، دسترسی، اصلاح یا حذف اطلاعات، پس‌گرفتن رضایت، توقف پیام‌های تبلیغاتی یا گزارش رخداد امنیتی را می‌توان از طریق سامانه پشتیبانی وب نگاه یا مسیرهای رسمی ارتباطی معرفی‌شده در وب‌سایت شرکت ثبت کرد. برای مسائل امنیتی، از درج گذرواژه، رمز بانکی یا اطلاعات بسیار حساس در متن عمومی درخواست خودداری شود.

درخواست باید تا حد متعارف شامل شرح موضوع، راه ارتباطی برای پاسخ و اطلاعات لازم برای شناسایی رابطه متقاضی با داده باشد. وب نگاه می‌تواند برای احراز هویت یا نمایندگی، مدارک متناسب و حداقلی مطالبه کند و درخواست‌های ناقص را برای تکمیل به متقاضی بازگرداند. رسیدگی در مهلت متعارف و با رعایت مهلت‌های خاص مقرر در قانون انجام می‌شود.

درخواست مربوط به داده‌های کاربران نهایی یک نرم‌افزار یا سامانه مشتری باید در وهله نخست به شخص یا سازمانی ارائه شود که مسئول تعیین هدف و مدیریت آن سامانه است؛ مگر آنکه قرارداد یا نقش واقعی وب نگاه، رسیدگی مستقیم را مقرر کرده باشد.

۲۰ ـ تغییر سیاست و نحوه اطلاع‌رسانی

وب نگاه ممکن است در اثر تغییر خدمات، الزامات قانونی، ساختار فنی یا شیوه‌های پردازش، این سیاست را اصلاح کند. نسخه جاری از طریق صفحه سیاست حفظ حریم خصوصی وب نگاه منتشر می‌شود و تاریخ آخرین به‌روزرسانی در انتهای سند درج خواهد شد.

تغییرات باید از طریق صفحه سیاست، سامانه‌های مربوط یا روش ارتباطی متناسب اعلام شود. با رعایت دستورالعمل‌های لازم‌الاجرا، تغییر سیاست حداقل دو ماه پیش از اعمال به کاربران اعلام می‌شود و در مواردی که اخذ رضایت صریح مجدد لازم باشد، اجرای تغییر در مورد شخص مشمول، منوط به اخذ آن رضایت خواهد بود. تغییرات نمی‌تواند به‌صورت عطف‌به‌ماسبق، پردازش پیشینِ مشروع را غیرمشروع یا حقوق و تعهدات قراردادی تثبیت‌شده را بدون مبنای معتبر تغییر دهد؛ مگر آنکه قانون لازم‌الاجرا ترتیب دیگری مقرر کرده باشد.

۲۱ ـ مبانی حقوقی و تفسیر سند

این سیاست با لحاظ قوانین و مقررات مرتبط جمهوری اسلامی ایران، از جمله منابع زیر تنظیم شده است و در حدود موضوع و شمول هر منبع، باید همراه با آخرین اصلاحات و مقررات لازم‌الاجرا تفسیر شود:

• قانون تجارت الکترونیکی، به‌ویژه مواد ۵۸ تا ۶۱: در خصوص داده‌پیام‌های شخصی، رضایت صریح برای برخی داده‌های حساس، تعیین و اعلام هدف، تناسب و حداقل‌گرایی در جمع‌آوری، صحت و روزآمدی اطلاعات، دسترسی و امکان درخواست اصلاح یا حذف. مشاهده متن قانون در پایگاه WIPO Lex
• دستورالعمل اجرایی بهبود حفاظت از حریم خصوصی کاربران و شیوه جمع‌آوری، پردازش و نگهداری اطلاعات کاربران در سامانه‌ها و سکوهای فضای مجازی، مصوب ۱۴۰۲/۱۰/۱۱: از جمله الزامات اطلاع‌رسانی شفاف، تفکیک داده‌های ضروری و اختیاری، اخذ رضایت صریح، محدودکردن جمع‌آوری به هدف اعلام‌شده، رسیدگی به درخواست حذف و رمزنگاری اطلاعات هویتی در حدود شمول دستورالعمل. مشاهده متن دستورالعمل
• قانون جرایم رایانه‌ای و مقررات مرتبط با محرمانگی و ادله الکترونیکی: در خصوص دسترسی غیرمجاز، حفاظت از داده‌ها و سامانه‌ها و محدودیت‌های افشای برخی اطلاعات خصوصی. مشاهده متن قانون جرایم رایانه‌ای
• آیین‌نامه جمع‌آوری و استنادپذیری ادله الکترونیکی و سایر مقررات نگهداری سوابق: در مواردی که نوع خدمت و جایگاه حقوقی وب نگاه، آن را مشمول تعهدات خاص نگهداری اطلاعات کاربران، محتوا یا داده‌های ترافیکی کند. مشاهده متن آیین‌نامه

اگر میان این سیاست و قانون آمره لازم‌الاجرا تعارضی وجود داشته باشد، حکم قانونی آمره مقدم است. اگر برای یک محصول یا قرارداد، سیاست حریم خصوصی اختصاصی معتبر یا تعهد پردازشی جداگانه‌ای به‌طور صریح مورد توافق قرار گرفته باشد، آن سند در محدوده موضوع اختصاصی خود همراه با این سیاست تفسیر می‌شود؛ مشروط بر آنکه حقوق غیرقابل اسقاط اشخاص و الزامات قانونی نقض نشود.

این سیاست جایگزین اطلاع‌رسانی‌های اختصاصی هر سامانه یا قرارداد پردازش داده نیست و مسئولیت مشتری نسبت به داده‌هایی را که خود جمع‌آوری و کنترل می‌کند، به وب نگاه منتقل نمی‌سازد.